Modulo Preventivi - Manuale Accepio
Il modulo Preventivi è la parte più importante dell'applicazione Accepio. Qui crei i preventivi per i tuoi clienti, ne gestisci lo stato, comunichi con loro e valuti il successo delle tue attività commerciali.
Ogni preventivo è sempre:
- assegnato a un cliente specifico,
- salvato nel sistema,
- tracciabile nel tempo, dalla creazione fino al risultato finale.
In questo modo avrai sempre una panoramica della fase in cui si trovano i tuoi affari.
Elenco dei preventivi
Aprendo il modulo Preventivi apparirà una tabella con tutti i preventivi che hai creato.
Ricerca e filtraggio
Sopra la tabella si trova un campo di ricerca per filtrare i preventivi per:
- numero del preventivo,
- ragione sociale o nome del cliente.
Oltre alla ricerca, puoi utilizzare il filtro per stato del preventivo. Questo ti permette, ad esempio, di visualizzare solo i preventivi inviati in attesa di risposta o solo i preventivi vinti.
Informazioni nella tabella
Nell'elenco dei preventivi vedrai per ogni voce:
- numero del preventivo,
- data di creazione,
- nome o ragione sociale del cliente,
- indirizzo del cliente,
- dati di contatto (e-mail, telefono, referente),
- prezzo totale senza IVA,
- prezzo con IVA (se sei un soggetto IVA).
Questa panoramica ti consente di orientarti rapidamente anche con un numero elevato di offerte.
Creazione di un nuovo preventivo
Puoi creare un nuovo preventivo cliccando sul pulsante Aggiungi. Si aprirà il dettaglio di un nuovo preventivo vuoto che potrai compilare passo dopo passo.
La creazione avviene direttamente nel dettaglio del preventivo e consiste in diverse fasi che puoi completare in qualsiasi ordine.
Dettaglio del preventivo
Il dettaglio del preventivo è suddiviso in diverse parti per rendere il lavoro chiaro e intuitivo.
Barra superiore del preventivo
Nella parte superiore del dettaglio si trovano i principali controlli:
- Stato del preventivo – mostra lo stato attuale (es. Creato, Inviato). Cliccando puoi cambiarlo.
- PDF – apre la finestra per la generazione del preventivo in PDF.
- Menu avanzato – contiene funzioni aggiuntive come:
- impostazioni generali del preventivo,
- traduzioni dei testi,
- creazione di una copia del preventivo,
- esportazione o importazione degli articoli in XLSX,
- eliminazione del preventivo.
Intestazione del preventivo
Nella parte superiore del preventivo stesso si trova l'intestazione che contiene:
- il logo della tua azienda (se impostato),
- ragione sociale e indirizzo della tua azienda,
- dati di contatto (telefono, e-mail).
Se non hai impostato un logo, verrà visualizzato il nome della tua azienda come testo. I dati nell'intestazione vengono ripresi automaticamente dal profilo utente.
Cliente nel preventivo
Ogni preventivo deve avere un cliente assegnato. Puoi:
- selezionare un cliente dall'elenco esistente,
- creare un nuovo cliente direttamente dal preventivo.
Se si tratta di un'azienda, il sistema aiuta nella compilazione dei dati ricercando nei registri ufficiali, riducendo al minimo gli errori nei dati identificativi.
Dati di base del preventivo
Sotto i dati del cliente si trovano tre campi importanti:
- Data – data di emissione del preventivo,
- Validità fino al – data di scadenza del preventivo,
- Numero preventivo – numero univoco del documento.
Tutti questi dati possono essere modificati manualmente secondo necessità.
Testi nel preventivo
Accepio consente di inserire testi direttamente nel preventivo.
Testo sopra gli articoli
Sopra l'elenco degli articoli si trova un campo di testo dove puoi inserire un'introduzione, come un saluto al cliente o una breve descrizione del preventivo.
Testo sotto gli articoli
Sotto gli articoli puoi inserire ulteriori testi, come informazioni supplementari, termini e condizioni o note sulla realizzazione.
Questi testi vengono stampati nel PDF e visualizzati nel preventivo interattivo.
Articoli del preventivo
Gli articoli rappresentano il contenuto effettivo del preventivo. Accepio supporta tre tipi di articoli che puoi combinare.
Articolo di tipo prodotto
È il tipo più comune. Iniziando a scrivere il nome, il sistema suggerirà automaticamente i prodotti salvati nel modulo Prodotti.
Se inserisci un nuovo nome non esistente nel sistema, l'articolo verrà salvato automaticamente tra i prodotti per utilizzi futuri.
Per ogni articolo inserisci:
- prezzo (con o senza IVA, in base alle impostazioni),
- sconto (nessuno, percentuale o assoluto),
- IVA (se applicabile).
Puoi aggiungere un'immagine all'articolo, che verrà mostrata direttamente nell'offerta.
Nota come articolo
La nota è un tipo speciale di articolo senza prezzo. Serve per separare testualmente le sezioni del preventivo, ad esempio per creare titoli o blocchi esplicativi tra i prodotti.
L'uso delle note aumenta la chiarezza e professionalità del documento.
Sommario (Riepilogo parziale)
Il sommario è un articolo speciale che calcola i prezzi dall'ultimo riepilogo o dall'inizio del preventivo. Si usa per suddividere l'offerta in parti logiche, come:
- lavori preparatori,
- realizzazione,
- servizi di assistenza.
Ogni sezione può avere il suo totale parziale, rendendo il tutto molto chiaro per il cliente.
Generazione PDF e stampa del preventivo
Dopo aver creato il preventivo, il passo successivo è l'invio al cliente. Accepio offre diverse opzioni, tra cui la generazione di un documento PDF professionale.
Apertura impostazioni PDF
Nel dettaglio del preventivo clicca sul pulsante PDF. Si aprirà una finestra dedicata per impostare l'aspetto e il contenuto del documento. Il grande vantaggio è che l'anteprima viene visualizzata in tempo reale.
Modelli di preventivo
Accepio offre diversi modelli predefiniti:
- 2 modelli sono disponibili gratuitamente,
- 4 modelli sono disponibili nella versione PREMIUM.
Ogni modello ha il suo layout e design. Cambiando modello, i colori predefiniti si aggiornano automaticamente. Se utilizzi la versione PREMIUM, puoi personalizzare i colori in base alla tua identità aziendale.
Impostazioni aspetto PDF
Nelle impostazioni PDF hai a disposizione molte opzioni per personalizzare il documento:
- visualizzazione dei prezzi in riga o in colonna,
- dimensione del carattere degli articoli,
- stampa o meno dei prezzi unitari,
- stampa del riepilogo finale,
- visualizzazione delle immagini dei prodotti.
Download, stampa e condivisione PDF
Dopo aver configurato l'aspetto, puoi:
- scaricare il PDF sul computer,
- stampare il documento,
- condividere – opzione ideale per dispositivi mobili per inviare rapidamente il PDF tramite e-mail o app di messaggistica.