Moduł Oferty cenowe - Instrukcja Accepio
Moduł Oferty cenowe jest najważniejszą częścią aplikacji Accepio. To tutaj tworzysz oferty cenowe dla swoich klientów, zarządzasz ich stanem, komunikujesz się z klientami i oceniasz sukcesy sprzedaży.
Każda oferta cenowa zawsze jest:
- przypisana do konkretnego klienta,
- zapisana w systemie,
- śledzona w czasie od utworzenia aż po wynik.
Dzięki temu zawsze masz przegląd, na jakim etapie znajdują się Twoje transakcje.
Lista ofert cenowych
Po otwarciu modułu Oferty cenowe pojawi się tabela ze wszystkimi ofertami, które utworzyłeś.
Wyszukiwanie i filtrowanie
Nad tabelą znajduje się pole wyszukiwania, dzięki któremu możesz filtrować oferty według:
- numeru oferty,
- nazwy lub imienia i nazwiska klienta.
Oprócz wyszukiwania możesz użyć filtra według stanu oferty. Dzięki temu np. wyświetlisz tylko wysłane oferty oczekujące na odpowiedź klienta lub tylko wygrane oferty.
Informacje w tabeli
W liście ofert cenowych widzisz dla każdej oferty:
- numer oferty,
- datę utworzenia,
- imię i nazwisko lub nazwę klienta,
- adres klienta,
- dane kontaktowe (e-mail, telefon, osoba kontaktowa),
- łączną cenę netto,
- cenę brutto (jeśli jesteś płatnikiem VAT).
Ten przegląd umożliwia szybkie zorientowanie się nawet przy większej liczbie ofert.
Tworzenie nowej oferty cenowej
Nową ofertę cenową utworzysz klikając przycisk Dodaj. Po kliknięciu otworzy się szczegół nowej, pustej oferty, którą stopniowo wypełnisz.
Tworzenie oferty odbywa się bezpośrednio w jej szczegółach i składa się z kilku kroków, które możesz wykonywać w dowolnej kolejności.
Szczegóły oferty cenowej
Szczegóły oferty cenowej są podzielone na kilka części, aby praca była przejrzysta i intuicyjna.
Górny pasek oferty
W górnej części szczegółu znajdują się główne elementy sterujące:
- Stan oferty – pokazuje aktualny stan (np. Utworzona, Wysłana). Po kliknięciu możesz zmienić stan.
- PDF – otwiera okno do generowania oferty cenowej w PDF.
- Rozszerzone menu – zawiera dodatkowe funkcje, takie jak:
- ogólne ustawienia oferty,
- tłumaczenia tekstów,
- utworzenie kopii oferty,
- eksport lub import pozycji do XLSX,
- usunięcie oferty.
Nagłówek oferty
W górnej części samej oferty znajduje się nagłówek, który zawiera:
- logo Twojej firmy (jeśli jest ustawione),
- nazwę i adres Twojej firmy,
- dane kontaktowe (telefon, e-mail).
Jeśli nie masz ustawionego logo, wyświetlana jest nazwa Twojej firmy jako tekst. Dane w nagłówku są automatycznie pobierane z profilu użytkownika.
Klient w ofercie cenowej
Każda oferta musi mieć przypisanego klienta. Klienta możesz:
- wybrać z listy istniejących klientów,
- utworzyć nowego klienta bezpośrednio z oferty.
Jeśli chodzi o firmę, system przy wprowadzaniu danych pomaga wyszukiwaniem w rejestrze urzędu skarbowego. Minimalizuje to błędy w danych identyfikacyjnych.
Podstawowe dane oferty
Poniżej danych o kliencie znajdują się trzy ważne pola:
- Data – data wystawienia oferty,
- Ważna do – data, do której oferta jest ważna,
- Numer oferty – unikalny numer oferty.
Wszystkie te dane można ręcznie edytować według potrzeb.
Teksty w ofercie cenowej
Accepio umożliwia pracę z tekstami bezpośrednio w ofercie.
Tekst nad pozycjami
Nad pozycjami oferty znajduje się pole tekstowe, do którego możesz wprowadzić tekst wstępny, np. powitanie klienta lub krótki opis oferty.
Tekst pod pozycjami
Pod pozycjami możesz wprowadzić dodatkowy tekst, np. informacje uzupełniające, warunki handlowe lub notatki dotyczące realizacji.
Teksty te są drukowane w PDF i wyświetlane także w interaktywnej ofercie.
Pozycje oferty cenowej
Pozycje stanowią właściwą treść oferty cenowej. Accepio obsługuje trzy typy pozycji, które możesz łączyć według potrzeb.
Pozycja produktowa
Pozycja produktowa jest najczęściej używanym typem. Przy jej wprowadzaniu wystarczy rozpocząć pisanie nazwy, a system automatycznie zasugeruje produkty zapisane w module Produkty.
Jeśli wprowadzisz nową nazwę, która jeszcze nie istnieje w systemie, pozycja zostanie automatycznie dodana do produktów i będzie można ją wykorzystać w przyszłości.
Przy pozycji produktowej wprowadzasz:
- cenę (z VAT lub bez VAT, według ustawień),
- zniżkę (brak, procentową lub kwotową),
- VAT (jeśli jesteś płatnikiem VAT).
Do pozycji możesz również dodać obraz, który będzie wyświetlany bezpośrednio w ofercie.
Notatka jako pozycja
Notatka to specjalny typ pozycji bez ceny. Służy do tekstowego oddzielenia sekcji w ofercie, np. do utworzenia nagłówka lub bloku wyjaśniającego między produktami.
Stosowanie notatek zwiększa przejrzystość oferty i wygląda bardziej profesjonalnie.
Podsumowanie
Podsumowanie to specjalna pozycja, która sumuje ceny od ostatniego podsumowania lub od początku oferty. Jest stosowane głównie przy podziale oferty na kilka logicznych części, np.:
- prace przygotowawcze,
- realizacja,
- usługi serwisowe.
Każda sekcja może mieć własny subtotal, co jest bardzo przejrzyste dla klienta.
Generowanie PDF i druk oferty cenowej
Po utworzeniu oferty cenowej kolejnym krokiem jest jej wysłanie do klienta. Accepio oferuje kilka możliwości prezentacji oferty, przy czym podstawą jest generowanie profesjonalnego dokumentu PDF.
Otwarcie ustawień PDF
W szczegółach oferty kliknij przycisk PDF. Pojawi się osobne okno, w którym ustawiasz wygląd i zawartość dokumentu PDF. Wielką zaletą jest podgląd oferty w czasie rzeczywistym, dzięki czemu od razu widzisz efekt każdej zmiany.
Szablony ofert cenowych
Accepio oferuje kilka gotowych szablonów:
- 2 szablony dostępne za darmo,
- 4 szablony dostępne w wersji PREMIUM.
Każdy szablon ma własny układ i projekt. Przy zmianie szablonu automatycznie ustawiają się domyślne kolory danego szablonu. Jeśli korzystasz z wersji PREMIUM, możesz następnie dostosować te kolory zgodnie z identyfikacją wizualną firmy.
Ustawienia wyglądu PDF
W ustawieniach PDF masz do dyspozycji wiele opcji, dzięki którym dokument dostosujesz dokładnie do swoich potrzeb.
Możesz ustawić np.:
- czy ceny pozycji wyświetlane są w wierszu czy kolumnie,
- rozmiar czcionki pozycji,
- czy mają być drukowane ceny pozycji,
- czy ma być drukowane podsumowanie końcowe,
- czy mają być wyświetlane obrazy produktów.
Te ustawienia pozwalają stworzyć zarówno prostą, jak i bardzo szczegółową ofertę cenową w zależności od rodzaju zlecenia.
Pobieranie, druk i udostępnianie PDF
Po ustawieniu wyglądu oferty możesz PDF:
- pobrać na komputer,
- wydrukować,
- udostępnić – opcja przydatna szczególnie na urządzeniach mobilnych, gdzie PDF możesz szybko wysłać e-mailem lub przez sieci społecznościowe.