Moduł Klienci - Instrukcja Accepio
Moduł Klienci służy do zarządzania wszystkimi kontaktami handlowymi. Każda oferta cenowa w Accepio jest zawsze powiązana z konkretnym klientem, dlatego moduł ten jest jednym z podstawowych filarów aplikacji.
Klient może być:
- osoba fizyczna, np. osoba prywatna lub przedsiębiorca jednoosobowy,
- firma, przy której rejestrujesz również dane identyfikacyjne firmy.
Klientów w systemie tworzy się tylko raz i następnie wielokrotnie wykorzystuje przy tworzeniu ofert cenowych. Znacznie zmniejsza to ryzyko błędów i przyspiesza pracę.
Lista klientów
Po otwarciu modułu Klienci wyświetla się przejrzysta tabela ze wszystkimi zapisanymi klientami. Tabela ta służy jako centralny katalog kontaktów.
Wyszukiwanie klientów
Nad tabelą znajduje się pole wyszukiwania, za pomocą którego można szybko filtrować klientów. Wyszukiwanie możliwe jest według:
- nazwy firmy,
- imienia i nazwiska,
- numeru telefonu,
- adresu e-mail.
Przy wyszukiwaniu spacja działa jako znak zastępczy, co oznacza, że nie musisz znać dokładnej nazwy klienta. Funkcja ta jest bardzo przydatna przy większej liczbie kontaktów.
Zawartość tabeli klientów
W tabeli wyświetlane są podstawowe informacje o klientach:
- nazwa firmy lub imię i nazwisko,
- adres,
- e-mail,
- telefon,
- własne pola, jeśli zostały zdefiniowane i mają wypełnioną wartość.
Przy każdym kliencie znajduje się pole wyboru. Jeśli zaznaczysz jednego lub więcej klientów, nad tabelą pojawi się opcja ich masowego usunięcia.
Import i eksport klientów
Accepio umożliwia pracę z klientami również masowo przy użyciu plików Excel.
Eksport klientów
Za pomocą przycisku eksportu można wyeksportować wszystkich klientów pasujących do aktualnego filtra do pliku XLSX. Eksport ten jest przydatny np. do:
- tworzenia kopii zapasowej danych,
- dalszego przetwarzania w Excelu,
- importu do innego systemu.
Import klientów
Podczas importu klientów z Excela należy najpierw wybrać plik XLSX. Następnie system wyświetli interfejs, w którym przypisuje się poszczególne kolumny z Excela do pól w Accepio. Ten krok jest ważny, aby dane zostały poprawnie zapisane.
Import jest idealny, gdy przenosisz dane z innego systemu lub masz bazę klientów w arkuszu.
Dodanie nowego klienta
Nowego klienta można dodać klikając przycisk Dodaj. Pojawi się formularz, w którym wprowadza się podstawowe dane.
Typ klienta
Na początku wybierasz, czy chodzi o:
- Osobę
- Firmę
Formularz automatycznie dopasowuje się w zależności od wybranego typu.
Klient – osoba
W przypadku osoby fizycznej wprowadzasz głównie:
- imię i nazwisko (pole obowiązkowe),
- adres,
- telefon,
- e-mail.
Klient – firma
W przypadku firmy formularz rozszerza się o dane firmowe:
- nazwa firmy (pole obowiązkowe),
- osoba kontaktowa,
- NIP, REGON i VAT.
Podczas wprowadzania danych identyfikacyjnych firmy system automatycznie wyszukuje firmę w rejestrze finansowym, co pomaga uniknąć błędów i oszczędza czas.
Własne pola i notatka
Formularz zawiera również:
- własne pola, które można zdefiniować według własnych potrzeb,
- notatkę wewnętrzną, która służy tylko dla Ciebie i nigdy nie jest widoczna dla klienta.
Szczegóły klienta
Po kliknięciu na konkretnego klienta wyświetla się jego szczegółowy widok. W tej sekcji masz pełny przegląd wszystkich danych zapisanych do klienta.
W szczegółach klienta możesz:
- edytować istniejące dane,
- uzupełniać brakujące informacje,
- usunąć klienta z systemu.
Zmiana danych klienta automatycznie pojawia się we wszystkich przyszłych ofertach cenowych. Już utworzone oferty pozostają niezmienione, co zapewnia spójność danych historycznych.
<< Tablica Moduł Produkty >>