Módulo Presupuestos - Manual Accepio
El módulo Presupuestos es la parte más importante de la aplicación Accepio. Aquí crea presupuestos para sus clientes, gestiona su estado, se comunica con ellos y evalúa el éxito de los negocios.
Cada presupuesto siempre es:
- asignado a un cliente específico,
- guardado en el sistema,
- seguible en el tiempo desde su creación hasta el resultado final.
De esta manera, siempre tiene una visión clara de en qué fase se encuentran sus negocios.
Lista de presupuestos
Al abrir el módulo Presupuestos, se mostrará una tabla con todos los presupuestos que ha creado.
Búsqueda y filtrado
Sobre la tabla se encuentra un campo de búsqueda, con el cual puede filtrar los presupuestos según:
- número de presupuesto,
- nombre o razón social del cliente.
Además de la búsqueda, puede usar un filtro según el estado del presupuesto, mostrando, por ejemplo, solo los presupuestos enviados que esperan respuesta del cliente o solo los presupuestos ganados.
Información en la tabla
En la lista de presupuestos verá para cada presupuesto:
- número del presupuesto,
- fecha de creación,
- nombre o razón social del cliente,
- dirección del cliente,
- datos de contacto (correo electrónico, teléfono, persona de contacto),
- precio total sin IVA,
- precio con IVA (si es sujeto a IVA).
Esta visión le permite orientarse rápidamente incluso con un gran número de presupuestos.
Crear un nuevo presupuesto
Puede crear un nuevo presupuesto haciendo clic en el botón Agregar. Al hacer clic, se abrirá el detalle de un nuevo presupuesto vacío, que irá completando paso a paso.
La creación del presupuesto se realiza directamente en su detalle y consta de varios pasos, que puede realizar en cualquier orden.
Detalle del presupuesto
El detalle del presupuesto está dividido en varias secciones para que el trabajo sea claro e intuitivo.
Barra superior del presupuesto
En la parte superior del detalle se encuentran los controles principales:
- Estado del presupuesto – muestra el estado actual (por ejemplo Creado, Enviado). Al hacer clic, puede cambiar el estado.
- PDF – abre la ventana para generar el presupuesto en PDF.
- Menú avanzado – contiene funciones adicionales como:
- configuración general del presupuesto,
- traducciones de textos,
- crear copia del presupuesto,
- exportar o importar elementos a XLSX,
- eliminar presupuesto.
Encabezado del presupuesto
En la parte superior del presupuesto se encuentra el encabezado que contiene:
- logo de su empresa (si está configurado),
- nombre y dirección de su empresa,
- datos de contacto (teléfono, correo electrónico).
Si no tiene logo configurado, se mostrará el nombre de su empresa como texto. Los datos del encabezado se toman automáticamente del perfil del usuario.
Cliente en el presupuesto
Cada presupuesto debe tener un cliente asignado. Puede:
- seleccionar de la lista de clientes existentes,
- crear un nuevo cliente directamente desde el presupuesto.
Si es una empresa, el sistema ayuda nuevamente buscando en el registro fiscal, minimizando errores en los datos de identificación.
Datos básicos del presupuesto
Debajo de los datos del cliente se encuentran tres campos importantes:
- Fecha – fecha de emisión del presupuesto,
- Válido hasta – fecha hasta la cual el presupuesto es válido,
- Número de presupuesto – número único del presupuesto.
Todos estos datos se pueden editar manualmente según sea necesario.
Textos en el presupuesto
Accepio permite trabajar con textos directamente en el presupuesto.
Texto sobre los elementos
Sobre los elementos del presupuesto hay un campo de texto donde puede colocar un texto inicial, como un saludo al cliente o una breve descripción del presupuesto.
Texto debajo de los elementos
Debajo de los elementos puede añadir otro texto, como información complementaria, condiciones comerciales o notas de realización.
Estos textos se imprimen en PDF y también se muestran en el presupuesto interactivo.
Elementos del presupuesto
Los elementos representan el contenido del presupuesto. Accepio admite tres tipos de elementos que puede combinar según sus necesidades.
Elemento de producto
El elemento de producto es el tipo más utilizado. Al ingresarlo, basta con escribir el nombre y el sistema sugerirá automáticamente los productos guardados en el módulo Productos.
Si ingresa un nombre nuevo que aún no existe en el sistema, el elemento se guardará automáticamente entre los productos y podrá usarlo en el futuro.
Al crear un elemento de producto, ingresa:
- precio (con o sin IVA según la configuración),
- descuento (ninguno, porcentual o absoluto),
- IVA (si aplica).
Puede agregar también una imagen que se mostrará directamente en el presupuesto.
Nota como elemento
La nota es un tipo especial de elemento sin precio. Se usa para separar secciones de texto en el presupuesto, como crear un título o un bloque explicativo entre productos.
Usar notas aumenta la claridad del presupuesto y lo hace más profesional.
Resumen
El resumen es un elemento especial que calcula los precios desde el último resumen o desde el inicio del presupuesto. Se utiliza principalmente al dividir el presupuesto en varias secciones lógicas, por ejemplo:
- trabajos preparatorios,
- ejecución,
- servicios de mantenimiento.
Cada sección puede tener su propio subtotal, lo cual es muy claro para el cliente.
Generación de PDF e impresión del presupuesto
Después de crear el presupuesto, el siguiente paso es enviarlo al cliente. Accepio ofrece varias formas de presentarlo, siendo la base la generación de un documento PDF profesional.
Abrir configuración de PDF
En el detalle del presupuesto haga clic en el botón PDF. Se abrirá una ventana independiente donde puede configurar el diseño y contenido del PDF. La gran ventaja es que la vista previa del presupuesto se muestra en tiempo real, viendo inmediatamente el resultado de cada cambio.
Plantillas de presupuestos
Accepio ofrece varias plantillas prediseñadas:
- 2 plantillas disponibles gratis,
- 4 plantillas disponibles en versión PREMIUM.
Cada plantilla tiene su propio diseño y disposición. Al cambiar la plantilla, los colores predeterminados se ajustan automáticamente. Si usa la versión PREMIUM, puede modificar estos colores según la identidad de su empresa.
Configuración de apariencia del PDF
En la configuración del PDF dispone de muchas opciones para personalizar el documento según sus necesidades.
Puede configurar, por ejemplo:
- si los precios de los elementos se muestran en línea o en columna,
- tamaño de fuente de los elementos,
- si se imprimen los precios de los elementos,
- si se imprime el resumen inferior,
- si se muestran imágenes de los productos.
Estas configuraciones permiten crear un presupuesto simple o muy detallado según el tipo de proyecto.
Descargar, imprimir y compartir PDF
Después de configurar el diseño del presupuesto, puede:
- descargar al ordenador,
- imprimir,
- compartir – esta opción es útil especialmente en dispositivos móviles, donde puede enviar el PDF por correo electrónico o redes sociales.