Modul Preisangebote - Handbuch Accepio
Das Modul Preisangebote ist der wichtigste Bereich der Accepio-Anwendung. Hier erstellen Sie Preisangebote für Ihre Kunden, verwalten deren Status, kommunizieren mit Kunden und werten den Erfolg Ihrer Geschäfte aus.
Jedes Preisangebot ist immer:
- einem bestimmten Kunden zugeordnet,
- im System gespeichert,
- zeitlich nachvollziehbar von der Erstellung bis zum Ergebnis.
So behalten Sie jederzeit den Überblick über den Status Ihrer Geschäfte.
Liste der Preisangebote
Beim Öffnen des Moduls Preisangebote wird eine Tabelle mit allen von Ihnen erstellten Angeboten angezeigt.
Suche und Filter
Über der Tabelle befindet sich ein Suchfeld, mit dem Sie Angebote nach folgenden Kriterien filtern können:
- Angebotsnummer,
- Name oder Firmenname des Kunden.
Zusätzlich können Sie den Filter nach Angebotsstatus verwenden, z. B. nur versendete Angebote, die noch auf Kundenreaktionen warten, oder nur gewonnene Angebote anzeigen.
Informationen in der Tabelle
In der Übersicht der Preisangebote sehen Sie für jedes Angebot:
- Angebotsnummer,
- Erstellungsdatum,
- Name oder Firmenname des Kunden,
- Kundenadresse,
- Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Ansprechpartner),
- Gesamtpreis ohne MwSt.,
- Preis inkl. MwSt. (falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind).
Diese Übersicht ermöglicht eine schnelle Orientierung, auch bei einer großen Anzahl von Angeboten.
Erstellung eines neuen Preisangebots
Ein neues Preisangebot erstellen Sie über die Schaltfläche Hinzufügen. Es öffnet sich ein leeres Angebot, das Sie Schritt für Schritt ausfüllen.
Die Erstellung erfolgt direkt im Detail des Angebots und kann in beliebiger Reihenfolge durchgeführt werden.
Detailansicht eines Preisangebots
Die Detailansicht ist in mehrere Abschnitte unterteilt, um die Arbeit übersichtlich und intuitiv zu gestalten.
Obere Menüleiste des Angebots
Oben im Detail finden Sie die wichtigsten Bedienelemente:
- Angebotsstatus – zeigt den aktuellen Status an (z. B. Erstellen, Versendet). Durch Klicken können Sie den Status ändern.
- PDF – öffnet das Fenster zur Generierung des Preisangebots als PDF.
- Erweitertes Menü – enthält weitere Funktionen wie:
- allgemeine Angebotseinstellungen,
- Textübersetzungen,
- Kopie des Angebots erstellen,
- Export oder Import von Positionen in XLSX,
- Angebot löschen.
Kopfzeile des Angebots
Die Kopfzeile enthält:
- Ihr Firmenlogo (falls eingestellt),
- Firmenname und Adresse,
- Kontaktdaten (Telefon, E-Mail).
Ist kein Logo eingestellt, wird der Firmenname als Text angezeigt. Die Daten werden automatisch aus dem Benutzerprofil übernommen.
Kunde im Angebot
Jedes Angebot muss einem Kunden zugeordnet sein. Sie können:
- einen bestehenden Kunden aus der Liste auswählen,
- einen neuen Kunden direkt im Angebot anlegen.
Bei Firmen werden die Daten durch die Suche im Finanzamtregister unterstützt, um Eingabefehler zu minimieren.
Basisdaten des Angebots
Unter den Kundendaten befinden sich drei wichtige Felder:
- Datum – Ausstellungsdatum des Angebots,
- Gültig bis – Datum, bis zu dem das Angebot gültig ist,
- Angebotsnummer – eindeutige Nummer des Angebots.
Diese Daten können bei Bedarf manuell angepasst werden.
Texte im Angebot
Accepio erlaubt die Arbeit mit Texten direkt im Angebot.
Text über den Positionen
Hier können Sie Einleitungstexte einfügen, z. B. Begrüßung oder kurze Beschreibung des Angebots.
Text unter den Positionen
Hier können Sie ergänzende Informationen, Geschäftsbedingungen oder Hinweise zur Umsetzung einfügen. Diese Texte werden in PDF und interaktiv im Angebot angezeigt.
Positionen des Preisangebots
Die Positionen bilden den eigentlichen Inhalt des Angebots. Accepio unterstützt drei Positionstypen, die beliebig kombiniert werden können.
Produktposition
Dies ist der am häufigsten verwendete Typ. Beim Eingeben genügt es, den Produktnamen zu schreiben, und das System schlägt gespeicherte Produkte aus dem Modul Produkte vor.
Ein neuer Name, der noch nicht existiert, wird automatisch als Produkt gespeichert und kann zukünftig verwendet werden.
Bei Produktpositionen geben Sie ein:
- Preis (inkl. oder exkl. MwSt. je nach Einstellung),
- Rabatt (keiner, prozentual oder absolut),
- MwSt. (falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind).
Sie können auch ein Bild hinzufügen, das direkt im Angebot angezeigt wird.
Notiz als Position
Notizen sind Positionen ohne Preis, um Textabschnitte zu trennen, z. B. Überschriften oder erklärende Blöcke zwischen Produkten. Notizen erhöhen die Übersichtlichkeit des Angebots.
Summierung
Summierungen berechnen die Preise seit der letzten Summierung oder vom Beginn des Angebots und werden für logische Abschnitte wie:
- Vorbereitung,
- Durchführung,
- Serviceleistungen
verwendet. Jede Sektion kann so eine eigene Zwischensumme haben.
PDF-Generierung und Druck des Preisangebots
Nach der Erstellung wird das Angebot an den Kunden gesendet. Accepio bietet mehrere Optionen, wobei die Basis die generierung eines professionellen PDF-Dokuments ist.
PDF-Einstellungen öffnen
Klicken Sie auf PDF. Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie Layout und Inhalt einstellen. Die Vorschau aktualisiert sich in Echtzeit.
Vorlagen für Preisangebote
- 2 Vorlagen kostenlos verfügbar,
- 4 Vorlagen in der PREMIUM-Version verfügbar.
Jede Vorlage hat eigenes Layout und Design. Bei Änderung der Vorlage werden Standardfarben gesetzt, in PREMIUM können diese angepasst werden.
PDF-Layout-Einstellungen
Sie können z. B. einstellen:
- Preispositionen in Zeile oder Spalte,
- Schriftgröße der Positionen,
- Preisanzeige ein-/aus,
- Summierung anzeigen,
- Bilder der Produkte anzeigen.
PDF herunterladen, drucken und teilen
Nach dem Layout können Sie das PDF:
- herunterladen,
- drucken,
- teilen – ideal für mobile Geräte via E-Mail oder soziale Netzwerke.