Kundenmodul - Handbuch | Accepio
Das Modul Kunden dient der Verwaltung all Ihrer Geschäftskontakte. Jedes Preisangebot in Accepio ist immer an einen bestimmten Kunden gebunden, daher ist dieses Modul eine der zentralen Säulen der gesamten Anwendung.
Ein Kunde kann sein:
- natürliche Person, z. B. Privatperson oder Einzelunternehmer,
- Firma, bei der auch die firmenspezifischen Identifikationsdaten erfasst werden.
Kunden werden im System nur einmal angelegt und anschließend wiederholt bei der Erstellung von Preisangeboten verwendet. Dies reduziert Fehler erheblich und beschleunigt die Arbeit.
Kundenliste
Beim Öffnen des Moduls „Kunden“ wird eine übersichtliche Tabelle mit allen gespeicherten Kunden angezeigt. Diese Tabelle dient als zentrales Adressverzeichnis Ihrer Kontakte.
Kundensuche
Über der Tabelle befindet sich ein Suchfeld, mit dem Sie Kunden schnell filtern können. Die Suche ist möglich nach:
- Firmenname,
- Name der Person,
- Telefonnummer,
- E-Mail-Adresse.
Beim Suchen funktioniert ein Leerzeichen als Platzhalter, was bedeutet, dass Sie den genauen Namen des Kunden nicht kennen müssen. Diese Funktion ist besonders praktisch bei einer größeren Anzahl gespeicherter Kontakte.
Inhalt der Kundentabelle
In der Tabelle werden grundlegende Informationen über die Kunden angezeigt:
- Firmenname oder Name der Person,
- Adresse,
- E-Mail,
- Telefon,
- benutzerdefinierte Felder, falls definiert und ausgefüllt.
Bei jedem Kunden befindet sich ein Kontrollkästchen. Wenn Sie einen oder mehrere Kunden markieren, erscheint über der Tabelle die Option, diese gesammelt zu löschen.
Import und Export von Kunden
Accepio ermöglicht die Arbeit mit Kunden auch in großen Mengen über Excel-Dateien.
Kunden exportieren
Mit der Export-Schaltfläche können Sie alle Kunden, die dem aktuellen Filter entsprechen, in eine XLSX-Datei exportieren. Dieser Export eignet sich z. B. für:
- Sicherung von Daten,
- weitere Verarbeitung in Excel,
- Import in ein anderes System.
Kunden importieren
Beim Import von Kunden aus Excel wählen Sie zunächst die XLSX-Datei aus. Anschließend zeigt das System eine Oberfläche, in der Sie die einzelnen Spalten aus Excel den Feldern in Accepio zuordnen. Dieser Schritt ist wichtig, damit die Daten korrekt gespeichert werden.
Der Import ist ideal, wenn Sie von einem anderen System wechseln oder eine Kundendatenbank in Tabellenform vorliegt.
Neuen Kunden hinzufügen
Sie können einen neuen Kunden hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken. Es wird ein Formular angezeigt, in dem Sie die grundlegenden Daten eingeben.
Kundentyp
Zu Beginn wählen Sie, ob es sich um handelt:
- eine Person
- eine Firma
Das Formular passt sich automatisch an den gewählten Typ an.
Kunde – Person
Bei einer natürlichen Person geben Sie vor allem ein:
- Name (Pflichtfeld),
- Adresse,
- Telefon,
- E-Mail.
Kunde – Firma
Bei einer Firma wird das Formular um Firmendaten erweitert:
- Firmenname (Pflichtfeld),
- Ansprechpartner,
- Registernummer, Steuernummer und Umsatzsteuer-ID.
Beim Eingeben der firmenspezifischen Identifikationsdaten sucht das System automatisch nach der Firma im Finanzamtsregister, was Fehler vermeidet und Zeit spart.
Benutzerdefinierte Felder und Notiz
Zum Formular gehören auch:
- benutzerdefinierte Felder, die Sie nach Ihren eigenen Bedürfnissen definieren können,
- interne Notiz, die nur für Sie sichtbar ist und niemals dem Kunden angezeigt wird.
Kundendetail
Nach einem Klick auf einen bestimmten Kunden wird dessen Detailansicht angezeigt. In diesem Bereich haben Sie einen vollständigen Überblick über alle beim Kunden gespeicherten Daten.
Im Kundendetail können Sie:
- vorhandene Daten bearbeiten,
- fehlende Informationen ergänzen,
- den Kunden aus dem System löschen.
Änderungen an Kundendaten werden automatisch in allen zukünftigen Preisangeboten übernommen. Bereits erstellte Angebote bleiben unverändert, was die Konsistenz historischer Daten sicherstellt.
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