Module Produits - Manuel Accepio
Le module Produits sert à gérer tous les articles que vous utilisez dans vos devis. Il peut s'agir de produits physiques, de services, de travaux facturés à l'heure ou de tout autre article pour lequel vous établissez régulièrement des prix.
Le principal avantage du module Produits est que vous n'avez pas besoin de saisir les mêmes articles de manière répétée. Vous enregistrez un produit une seule fois, puis vous le sélectionnez simplement lors de la création de vos devis. Cela réduit les erreurs, accélère le travail et améliore la cohérence de vos tarifs.
Les produits sont créés dans le système :
- par ajout manuel,
- par importation depuis Excel,
- par importation depuis un flux (feed),
- automatiquement lors de la première utilisation d'un produit dans un devis.
Liste des produits
En ouvrant le module Produits, un tableau s'affiche avec tous les produits enregistrés. Cette liste constitue le catalogue central de vos articles.
Recherche de produits
Au-dessus du tableau se trouve un champ de recherche vous permettant de filtrer les produits par :
- nom du produit,
- numéro de commande (SKU).
Si vous avez créé des catégories de produits, l'option de sélection par catégorie s'affiche également. Dans ce cas, le système effectue la recherche uniquement au sein de la catégorie choisie et de ses sous-catégories. C'est très utile pour un grand nombre de produits.
Contenu du tableau des produits
Dans le tableau sont affichés :
- le nom du produit,
- le numéro de commande,
- les prix,
- les champs personnalisés, s'ils sont définis et renseignés.
Comme pour les clients, vous pouvez ici aussi sélectionner plusieurs produits à la fois et effectuer des actions groupées.
Actions groupées sur les produits
Si vous sélectionnez un ou plusieurs produits, un menu Action apparaît au-dessus du tableau, permettant de :
- supprimer les produits sélectionnés,
- modifier le prix des produits sélectionnés,
- modifier la TVA sur les produits sélectionnés.
Ces actions groupées sont très pratiques, par exemple pour :
- une augmentation générale des tarifs,
- un changement de taux de TVA,
- le nettoyage de produits anciens ou inutilisés.
Importation, exportation et flux de produits
Accepio permet de travailler avec les produits à grande échelle.
Exportation de produits
Vous pouvez exporter les produits vers un fichier XLSX. L'exportation prend en compte les filtres actuellement définis, vous permettant ainsi d'exporter uniquement une catégorie spécifique ou une sélection de produits.
Importation de produits depuis Excel
Lors de l'importation depuis Excel, vous choisissez un fichier XLSX, puis vous faites correspondre les colonnes du tableau aux champs d'Accepio. Cette méthode est idéale si :
- vous changez de système,
- vous gérez vos produits dans Excel,
- vous devez importer une grande quantité d'articles en une seule fois.
Importation depuis des flux (feeds)
En plus d'Excel, vous pouvez importer des produits depuis différents flux XML, tels que :
- Flux Heureka,
- Flux Google Merchant,
- Flux Facebook Catalog,
- Flux Upgates.
Pour importer un flux, saisissez l'URL du fichier XML et lancez l'importation. Comme tous les flux ne contiennent pas d'informations sur la TVA ou l'unité de mesure, le système vous permettra de compléter ces données manuellement.
Ajout d'un nouveau produit
Ajoutez un nouveau produit en cliquant sur le bouton Ajouter. Un formulaire s'affiche pour saisir les informations de base du produit.
Données de base du produit
Pour un produit, vous renseignez :
- nom du produit – champ obligatoire,
- numéro de commande – souvent appelé SKU,
- description du produit – description textuelle de l'article,
- prix de vente – si vous êtes assujetti à la TVA, il s'agit du prix hors taxes (HT),
- unité de mesure – par exemple pce, m, heure, pack,
- TVA – s'affiche uniquement pour les assujettis à la TVA,
- prix TTC – champ informatif (toutes taxes comprises).
Image du produit
Vous pouvez ajouter une image à chaque produit. L'image peut être insérée en cliquant sur la zone dédiée ou par un simple glisser-déposer. Les images peuvent également s'afficher directement dans les devis, ce qui améliore considérablement leur lisibilité.
Détail du produit
En cliquant sur un produit spécifique, son détail s'affiche. Dans le détail, vous pouvez :
- modifier toutes les données du produit,
- supprimer le produit,
- créer une copie.
Lors de la création d'une copie, un marquage est automatiquement ajouté au nom du produit pour indiquer qu'il s'agit d'un doublon. Cette fonction est utile si vous devez créer un produit similaire avec un prix ou des paramètres légèrement différents.
Catégories de produits
Le module Produits comprend également la gestion des catégories. Les catégories servent à diviser logiquement les produits et facilitent l'orientation dans le catalogue.
Les catégories :
- ont une structure en arborescence,
- peuvent être déplacées par glisser-déposer,
- un produit peut appartenir à plusieurs catégories.
L'utilisation correcte des catégories est très utile, surtout avec un grand nombre de produits ou lors de l'importation depuis des flux.
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