Module Clients - Manuel Accepio
Le module Clients sert à gérer tous vos contacts commerciaux. Chaque devis dans Accepio est toujours lié à un client spécifique, c'est pourquoi ce module est l'un des piliers fondamentaux de toute l'application.
Un client peut être :
- une personne physique, par exemple un particulier ou un auto-entrepreneur,
- une entreprise, pour laquelle vous enregistrez également les données d'identification professionnelles.
Vous créez vos clients dans le système une seule fois et vous les utilisez ensuite de manière répétée lors de la création de vos devis. Cela réduit considérablement les erreurs et accélère le travail.
Liste des clients
Lors de l'ouverture du module Clients, un tableau récapitulatif s'affiche avec tous les clients enregistrés. Ce tableau sert d'annuaire central pour vos contacts.
Recherche de clients
Au-dessus du tableau se trouve un champ de recherche qui vous permet de filtrer rapidement les clients. Il est possible de rechercher par :
- nom de l'entreprise,
- nom de la personne,
- numéro de téléphone,
- adresse e-mail.
Lors de la recherche, l'espace fonctionne comme un caractère générique, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin de connaître le nom exact du client. Cette fonction est très pratique en présence d'un grand nombre de contacts enregistrés.
Contenu du tableau des clients
Le tableau affiche les informations de base sur les clients :
- nom de l'entreprise ou nom de la personne,
- adresse,
- e-mail,
- téléphone,
- champs personnalisés, s'ils sont définis et possèdent une valeur renseignée.
Pour chaque client, il existe une case à cocher. Si vous sélectionnez un ou plusieurs clients, une option de suppression groupée apparaît au-dessus du tableau.
Import et export de clients
Accepio permet de travailler avec les clients de manière groupée via des fichiers Excel.
Export des clients
À l'aide du bouton d'exportation, vous pouvez exporter tous les clients correspondant au filtre actuel vers un fichier XLSX. Cet export est idéal pour :
- la sauvegarde des données,
- un traitement ultérieur dans Excel,
- l'importation dans un autre système.
Import des clients
Lors de l'importation de clients depuis Excel, vous choisissez d'abord le fichier XLSX. Ensuite, le système affiche une interface où vous attribuez chaque colonne d'Excel aux champs correspondants dans Accepio. Cette étape est importante pour que les données soient correctement enregistrées.
L'importation est idéale lorsque vous changez de système ou que vous avez une base de données clients stockée dans un tableau.
Ajouter un nouveau client
Vous pouvez ajouter un nouveau client en cliquant sur le bouton Ajouter. Un formulaire s'affiche pour saisir les données de base.
Type de client
Au début, vous choisissez s'il s'agit d'une :
- Personne
- Entreprise
Selon le type choisi, le formulaire s'adapte automatiquement.
Client – personne
Pour une personne physique, vous saisissez principalement :
- le nom (champ obligatoire),
- l'adresse,
- le téléphone,
- l'e-mail.
Client – entreprise
Pour une entreprise, le formulaire s'élargit aux données professionnelles :
- nom de l'entreprise (champ obligatoire),
- personne de contact,
- SIRET, TVA intracommunautaire, etc.
Lors de la saisie des identifiants fiscaux, le système peut rechercher automatiquement l'entreprise dans les registres officiels, ce qui aide à prévenir les erreurs et fait gagner du temps.
Champs personnalisés et note
Le formulaire comprend également :
- des champs personnalisés, que vous pouvez définir selon vos propres besoins,
- une note interne, qui n'est visible que par vous et n'est jamais affichée au client.
Détail du client
En cliquant sur un client spécifique, son détail s'affiche. Dans cette partie, vous avez un aperçu complet de toutes les données enregistrées pour ce client.
Dans le détail du client, vous pouvez :
- modifier les données existantes,
- compléter les informations manquantes,
- supprimer le client du système.
Toute modification des données du client se reflétera automatiquement dans tous les futurs devis. Les devis déjà créés restent inchangés, ce qui garantit la cohérence des données historiques.
<< Tableau de bord Module Produits >>