Prawdopodobnie otrzymałeś w swoim życiu wiele ofert cenowych jako klient i ostatecznie przekształciłeś część z nich w zamówienie. Teraz jednak znajdujesz się po drugiej stronie. To Ty tworzysz ofertę i oczywiście chcesz wygrać. Dlaczego? Ponieważ złożenie oferty cenowej to nic innego jak udział w małej rywalizacji. Wyobraź sobie klienta, który chce zbudować basen. Jeśli nie ma wystarczającej wiedzy technicznej, prawdopodobnie zatrudni firmę, która się tym zajmie. Jeśli nie ma konkretnej preferencji – na przykład polecenia od znajomego – zapewne zwróci się z zapytaniem do kilku firm, a nie tylko jednej. To właśnie nasza konkurencja, którą musimy pokonać.
Oto, co zdecydowanie Ci w tym pomoże:
1. Zadbaj o odpowiednie informacje wejściowe
Nigdy nie lekceważ znaczenia informacji, które otrzymujesz od klienta. Im lepiej znasz swój obszar działalności, tym lepsze pytania możesz zadać klientowi i doradzić mu odpowiednie rozwiązanie. Dopóki nie masz jasnej wizji jego potrzeb, nie ma sensu przygotowywać oferty. W przeciwnym razie zmarnujesz czas na propozycję, która odpowiada Twojej wizji, ale nie spełnia oczekiwań klienta. Dokładne poznanie klienta i jego oczekiwań pomoże Ci dobrać właściwą kombinację produktów i ceny.
2. Przygotuj się na „oczekiwania vs rzeczywistość”
Możesz oszacować koszty, ale rzeczywistość może okazać się inna. Załóżmy, że przewidujesz użycie 10 m kabla do projektu budowlanego, ale w trakcie montażu okazuje się, że potrzeba 20 m. Pamiętaj, aby w ofercie zaznaczyć, że ilości zmiennych elementów są jedynie orientacyjne, a ostateczna ilość zostanie określona po wdrożeniu lub doprecyzowaniu projektu. To, co zawierasz w ofercie, nie jest ostateczne, ale każda zmiana musi być jasna dla klienta, aby postrzegał Cię jako zaufanego dostawcę.
3. Podziel ofertę na logiczne sekcje
Jeśli tworzysz dłuższą ofertę, nie wrzucaj wszystkiego na jedną listę. Jeśli klient uzna ją za chaotyczną, szanse na jej akceptację są niewielkie. Podziel ofertę na mniejsze sekcje i przeprowadź klienta przez nią, wykorzystując np. funkcje „Dodaj notatkę” i „Suma częściowa” w Accepio.
4. Umieść cenę we właściwym miejscu
Przyznajmy – nawet jeśli cena znajduje się na końcu oferty, to właśnie ona jest pierwszą rzeczą, której klient szuka. Pomimo naszych wysiłków, aby traktować cenę jako jeden z elementów oferty, to właśnie na jej podstawie klient zdecyduje, czy warto zapoznać się z resztą propozycji. Ustalenie odpowiedniej ceny to sztuka. Nie próbuj jej ukrywać, bo jeśli klient nie znajdzie ceny, prawdopodobnie nie poświęci więcej czasu na Twoją ofertę.
5. Obraz mówi więcej niż tysiąc słów
Lepiej zobaczyć coś raz, niż usłyszeć o tym tysiąc razy – to dotyczy także Twojej oferty. Nudna lista pozycji nie przemówi do klienta. Dodanie zdjęcia obok każdego produktu będzie ogromnym ułatwieniem.
6. Oblicz swój zysk brutto
Każdy produkt ma swoją cenę sprzedaży i zakupu. Jednak pewne koszty nie są uwzględnione jako osobna pozycja w ofercie. Możesz skorzystać z funkcji kosztów pozycji, aby uwzględnić np. czas i koszty paliwa – spotkałeś się z klientem, poświęciłeś kilka godzin na przygotowanie rozwiązania itd. Dzięki temu, gdy będziesz negocjować cenę, będziesz miał lepszy obraz, czy warto zaakceptować daną ofertę.
7. Oferta cenowa świadczy o Twoim profesjonalizmie
Jeśli Twoja oferta wygląda jak jednolinijkowy e-mail, a konkurencja przedstawi profesjonalnie opracowany dokument ze zdjęciami i szczegółowym opisem, klient od razu zauważy różnicę. Atrakcyjna i spójna oferta sprawi, że będziesz postrzegany jako profesjonalista.
8. Komunikacja z klientem to podstawa
Wysłanie oferty i brak reakcji na opinię klienta to strata czasu. Jeśli nie podejmiesz inicjatywy, by zdobyć zlecenie, stracisz je na rzecz konkurencji.
9. Nigdy nie edytuj tej samej oferty
Często klient prosi o edycję oferty w celu dodania rabatu, zmiany ilości produktów itd. Jeśli cały czas edytujesz ten sam dokument, łatwo stracić kontrolę nad wersjami. Dlatego zaleca się tworzenie kopii oferty i zmienianie statusu starej poprzez funkcję „Zastąpiona przez”.
10. Analizuj skuteczność ofert
Konieczne jest ocenienie, jak zakończyła się dana oferta. Dzięki temu będziesz mógł lepiej przygotować kolejne propozycje. Najlepiej porównywać zamówienia z ofertami lub analizować cały proces na podstawie wystawionych faktur.
